Papierform war gestern: Das Verfahren BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) ermöglicht seit 2014 die digitale Übermittlung von Bescheinigungen und erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit. Ab Anfang 2023 müssen Arbeitgeber dieses elektronische Verfahren nun verpflichtend nutzen. Eine Abgabe in Papierform ist dann grundsätzlich nicht mehr möglich.
Unternehmen, die nach dem 01.01.2023 Arbeitsbescheinigungen sowie Bescheinigungen über Nebeneinkommen an die Arbeitsagentur übermitteln wollen, können dies nur noch elektronisch tun. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt ist die Nutzung des digitalen Verfahrens aufgrund des 7. SGB IV Änderungsgesetzes verpflichtend. Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten bereits eine entsprechende Funktion an. Sollte dies nicht der Fall sein, kann auch die kostenlose online-Anwendung sv.net genutzt werden. Ab Januar 2023 entfallen gleichzeitig die Informationspflicht für Arbeitgeber und das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung.
„Kartenlesegeräte und Signaturkarten sind für die Übermittlung nicht erforderlich. Es entstehen dem Arbeitgeber also keinerlei Zusatzkosten. Im Gegenteil, das neue Verfahren erspart den Betrieben Zeit, Aufwand, Versandkosten und Papier. Meldungen werden auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft, die Annahme wird quittiert. Die hohe Qualität der Bescheinigungen vermeidet unnötige Rückfragen. Die Beschäftigten erhalten zudem einen Nachweis der übermittelten Daten von der Arbeitsagentur.“, erläutert Simone Meißner, Chefin der Weißenfelser Arbeitsagentur.
Das Verfahren wurde bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis von Arbeitgebern genutzt und seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es hat sich zwischenzeitlich bei vielen Unternehmen in Deutschland gut etabliert.
Bei Rückfragen zur Lohnabrechnungssoftware empfiehlt es sich, den jeweiligen Hersteller zu kontaktieren. Rückfragen zu sv.net beantwortet deren Support. Gibt es darüber hinaus Unklarheiten, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 gern weiter. Weitere Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/personalfragen/bea
Quelle: Agentur für Arbeit Weißenfels